为保护用户的个人信息和权益并顺利处理用户在个人信息方面的苦衷，ECI株式会社（以下简称“公司”）依据《个人信息保护法》制定了以下隐私政策。
修改个人信息处理方针时，“公司”将通过网站公告（或个别通知）进行公告。
○ 本政策自2024年1月1日起开始实施。
1. 个人信息的处理目的 “公司”出于以下目的处理个人信息。“公司”处理的个人信息不会用于以下目的之外的其他用途，使用目的变更时，“公司”将事先征得用户同意。
a.处理信访事务
出于信访人的身份确认、信访事项确认、用于事实调查的联系或通知、处理结果通知等目的处理个人信息。
b.提供商品或服务
出于提供服务等目的处理个人信息。
c.用于营销和广告
出于服务的有效性确认、访问频率掌握或会员的服务使用统计等目的处理个人信息。
2. 个人信息文件现况
1. 个人信息文件名：个人信息
个人信息项目：电子邮件、手机号、公司电话、职务、部门、公司名称、访问日志、访问IP信息、法定代理人姓名
收集方法：主页
持有依据：个人信息同意
持有期限：3年
相关法令：信用信息的收集/处理和使用等相关记录：3年，消费者的投诉或纠纷处理相关记录：3年，合同或认购撤销等相关记录：5年
3. 个人信息的处理和持有期限
① “公司”在法令规定的个人信息持有和使用期限或收集个人信息时征得信息主体同意的个人信息持有和使用期限内处理、持有个人信息。
② 各种个人信息的处理和持有期限如下：
1.“处理信访事务”
“公司”将在取得收集和使用同意之日起“3年”内出于上述使用目的持有和使用与“处理信访事务”有关的个人信息。
持有依据：个人信息同意
相关法令：1）消费者投诉或纠纷处理相关记录：3年
2) 合同或认购撤销等相关记录：5年
例外事由：
4. 个人信息的第三方提供相关事项
① “公司”只在信息主体同意、法律有特别规定等《个人信息保护法》第17条和第18条规定的情况下向第三方提供个人信息。
② “公司”向第三方提供个人信息如下：
1. “公司”
个人信息接收方：“公司”
接收方的个人信息使用目的：电子邮件、手机号、性别、出生日期、姓名、公司电话、职务、部门、公司名称、法定代理人姓名、法定代理人手机号
接收方的持有和使用期限：3年
5. 信息主体和法定代理人的权利、义务及其行使方法 用户作为个人信息主体，可以行使以下权利：
① 信息主体可以随时对株式会社“公司”行使要求查阅、更正、删除、停止处理个人信息等权利。
② 依据《个人信息保护法》实施令第41条第1款规定，第1项中的权利行使可以通过书面文件、电子邮件、传真（FAX）等形式通知株式会社“公司”，“公司”将立即对此采取措施。
③ 第1项中的权利行使可以通过信息主体的法定代理人或受托人等代理人进行。此时须提交《个人信息保护法》实施规则附件第11号表格中的委托书。
④ 对于个人信息阅览和停止处理要求，依据《个人信息保护法》第35条第5款、第37条第2款规定，信息主体的权利可能会受到限制。
⑤ 对于个人信息的更正和删除要求，如果其他法令明确规定相应个人信息属于收集对象，则信息主体不能要求删除这些信息。
⑥ 用户提出信息主体权利中的阅览要求、更正和删除要求、停止处理要求时，“公司”会确认提出阅览等要求之人是否是信息主体本人或合法代理人。
6. 处理的个人信息项目填写
① “公司”处理以下个人信息项目：
1“处理信访事务”
必填项目：电子邮件、手机号、公司电话、职务、部门、公司名称、法定代理人姓名、法定代理人手机号
- 选填项目：
7. 个人信息的销毁 “公司”原则上会在个人信息处理目的达成时立即销毁相应个人信息。销毁流程、期限和方法如下：
-销毁流程
用户输入的信息在处理目的达成后会转移到独立DB（纸质信息会转移到独立的文件柜），会依据内部政策和其他相关法令规定保管一定时间后销毁或立即销毁。此时，除非法律另有规定，否则转移到DB的个人信息不会用于其他目的。
-销毁期限
用户的个人信息超出个人信息的持有期限时，“公司”会在持有期限结束之日起5天内销毁相应个人信息；个人信息的处理目的达成、相应服务取消、项目结束等不再需要相应个人信息时，“公司”会在认定不再需要处理个人信息之日起5天内销毁相应个人信息。
-销毁方法
电子文档形式的信息采用无法恢复记录的技术方式销毁。
8. 个人信息自动收集装置的安装、运行和拒绝相关事项
“公司”不使用存储信息主体的使用信息并随时导入的“cookie”。
9. 个人信息保护责任人填写
① 为了统管负责个人信息处理相关业务，处理信息主体关于个人信息处理的投诉并提供受害救济等，“公司”指定个人信息保护责任人如下：
▶ 个人信息保护责任人
姓名：李政官
职务：经营支援组组长
联系电话：031-431-2152
② 信息主体可以向个人信息保护责任人和主管部门咨询使用“公司”服务（或项目）过程中发生的所有个人信息保护相关咨询、投诉处理、受害救济等相关事项。“公司”将立即对信息主体的咨询作出答复和处理。
10. 个人信息处理方针变更
①本个人信息处理方针自实施之日起开始生效，如依据法令和政策对内容进行新增、删除和更正等变更，“公司”将于变更事项实施7天前开始通过公告进行告知。
11. 个人信息的安全性确保措施 “公司”依据《个人信息保护法》第29条规定采取确保安全性所需的技术、管理和物理措施如下：
1. 个人信息处理职员的最少化和培训
“公司”会指定处理个人信息的职员并将其限定为负责人，尽量减少接触个人信息的人员，实施管理个人信息的对策。
2. 防范黑客攻击等的技术对策
为阻止黑客攻击或计算机病毒等导致个人信息泄露和损毁，“公司”安装安全程序并定期进行更新和检查，在禁止外部访问的区域安装系统，从技术和物理层面进行监控和阻止。
3. 个人信息的加密
用户的个人信息用密码加密存储和管理，密码只有本人才能知晓，重要数据采用单独的安全功能，如加密文件和传输数据或使用文件锁定功能等。
4. 访问记录的保管和防篡改
个人信息处理系统的访问记录至少会被保管和管理6个月以上，“公司”会采用安全功能来防止访问记录的纂改、失窃或遗失。
5. 禁止非授权者出入
“公司”会另行设置保管个人信息的物理保管场所，并对此制定和运营出入管制程序。
